На главную/ Система образования/Отдел контроля, делопроизводства и материально-технического обеспечения



Основными задачи отдела контроля, делопроизводства и материально-технического обеспечения являются:

– участие в разработке и обеспечении реализации государственной политики в сфере образования;
– участие в разработке проектов законодательных и иных нормативных правовых актов, инструкций и методических рекомендаций по документационному обеспечению деятельности министерства и подчиненных организаций;
– взаимодействие с республиканскими органами государственного управления, иными государственными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, управлениями образования областных и Минского городского исполнительных комитетов, иными организациями в рамках компетенции отдела;
– обеспечение организации делопроизводства и архивного дела в министерстве и координация делопроизводства в государственных организациях, подчиненных Министерству образования (далее − подчиненные организации);
– обеспечение единого порядка работы с документами, подготовки организационно-распорядительной документации в министерстве и подчиненных организациях в соответствии с требованиями законодательства по делопроизводству и архивному делу;
– обеспечение учета, обработки, сохранности и использования образующихся в деятельности министерства документов, оформления дел для сдачи их в архив в установленном порядке;
– обеспечение контроля за своевременным исполнением документов в министерстве;
– материально-техническое обеспечение деятельности министерства:
– осуществление в установленном порядке закупки товаров (работ, услуг) необходимых для деятельности министерства, за счет средств республиканского бюджета в пределах сметы расходов на очередной финансовый год;
– обеспечение заказа на изготовление организационно-распорядительных документов (гербовых бланков писем и общих бланков), адресных папок, визиток, фирменных папок, бланков резолюций, канцелярских товаров, книжной продукции, открыток, конвертов для отправки корреспонденции их приобретение, хранение, учет и выдача;
– обеспечение услуг по техническому обслуживанию и ремонту компьютерного оборудования, иного оборудования используемого в министерстве;
– ежегодное проведение инвентаризации основных средств, материальных ценностей, хозяйственных средств и канцелярских принадлежностей;
– организационно-техническое обеспечение деятельности совета специального фонда Президента Республики Беларусь по социальной поддержке одаренных учащихся и студентов.
– развитие электронного документооборота;
– взаимодействие с Государственным учреждением ”Главное хозяйственное управление“ Управления делами Президента Республики Беларусь и администрацией здания по его содержанию;
– контроль и обеспечение вопросов охраны труда, гражданской обороны в центральном аппарате Министерства образования;
– контроль за состоянием и организация восстановления (ремонта) работоспособности средств связи, компьютерного оборудования и иного оборудования, используемого в министерстве.

Основные функции отдела контроля, делопроизводства и материально-технического обеспечения: 

- разрабатывает проекты локальных нормативных правовых актов по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
– обеспечивает организационно-практическую работу по реализации, выполнению декретов, директив, указов, распоряжений Президента Республики Беларусь, Кодекса Республики Беларусь об образовании, постановлений Совета Министров Республики Беларусь, распоряжений Премьер-министра, инструкций и методических рекомендаций в области документирования управленческой деятельности;
– обеспечивает единый порядок работы с документами в соответствии с нормативными правовыми актами по делопроизводству и архивному делу, качественную их подготовку и исполнение их в установленные сроки;
– осуществляет прием, регистрацию, учет, доведение до структурных подразделений министерства входящих документов, а также контроль за оформлением исходящих документов и их отправку, кроме документов служебной информации ограниченного распространения;
– осуществляет регистрацию, учет, оформление внутренних документов (постановлений, приказов, докладных записок и т.д.) и контроль за их выполнением;
– осуществляет контроль за своевременным исполнением документов в министерстве. Принимает меры по сокращению сроков их прохождения и исполнения, обобщает и анализирует данные о ходе и результатах этой работы;
– информирует руководство министерства о нарушении сроков исполнения документов;
– осуществляет контроль за качественной подготовкой документов структурными подразделениями в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в аппарате Министерства образования Республики Беларусь, утвержденной приказом Министра;
– обобщает и анализирует информацию структурных подразделений о ходе выполнения указов, директив, декретов, распоряжений, поручений, протоколов поручений Президента Республики Беларусь;
– осуществляет работу по эксплуатации автоматизированной системы документационного обеспечения управления аппарата Минобразования ”Дело 8.10“, оказывает организационно-методическую помощь структурным подразделениям по ее практическому использованию;
– обеспечивает организацию делопроизводства и контроля за исполнением документов в министерстве с использованием современных информационных технологий: Единая информационная система контроля за выполнением поручений Главы государства (ЕИС КВП ПРБ), система контроля за выполнением поручений Совета Министров Республики Беларусь, система защищенной электронной почты органов государственного управления, и система межведомственного электронного документооборота государственных органов Республики Беларусь;
– проводит работу по обеспечению поэтапной модернизации системы электронного документооборота в министерстве;
– организует работу структурных подразделений по реализации Перечня административных процедур, осуществляемых Министерством образования Республики Беларусь по обращениям граждан и юридических лиц за выдачей справок или других документов;
– обеспечивает своевременное обновление информационного стенда, Информационно-образовательного портала министерства о работе на основе заявительного принципа ”Одно окно“;
– организует работу по составлению номенклатуры дел структурных подразделений и составляет сводную номенклатуру дел министерства;
– готовит к утверждению перечень документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности министерства и подчиненных организаций, с указанием сроков хранения;
– обеспечивает (в течение установленных сроков) накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе деятельности министерства документов Национального архивного фонда и передачу их в ГУ ”Национальный архив Республики Беларусь“;
– организует работу по экспертизе ценности документов и дел, принимает от структурных подразделений дела, законченные делопроизводством, обеспечивает их учет, уничтожение, сохранность и использование;
– осуществляет организационно-методическое руководство работы с документами в структурных подразделениях, контролирует правильность формирования и оформления дел для сдачи их в архив в установленном порядке;
– координирует деятельность и оказывает организационно-методическую помощь подчиненным министерству организациям по вопросам организации делопроизводства и архивного дела;
– разрабатывает инструкции и методические рекомендации по документационному обеспечению деятельности министерства и подчиненных организаций;
– оказывает консультативно-методическую помощь работникам структурных подразделений министерства, подчиненных организаций в работе с документами, организует проведение обучающих мероприятий по вопросам документационного обеспечения основной деятельности;
– обеспечивает копирование и тиражирование служебных документов;
– организует по поручению руководства документационное, организационное, материально-техническое обеспечение работы коллегии министерства, совещаний, заседаний, встреч и т.д.;
– обеспечивает изготовление, учет, хранение гербовых бланков (общих бланков и бланков писем) министерства, а также их уничтожение в установленном законодательством порядке;
– обеспечивает изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей и штампов в порядке, установленном законодательством;
– обеспечивает соблюдение в аппарате министерства Общих правил пожарной безопасности Республики Беларусь для общественных зданий и сооружений ППБ 1.04-2002, утвержденных приказом Главного государственного инспектора Республики Беларусь по пожарному надзору от 28.01.2003 № 13;
– обеспечивает в установленном порядке ведение и хранение Книги замечаний и предложений в министерстве;
– осуществляет материально-техническое обеспечение деятельности министерства;
– обеспечивает ежегодное формирование проекта годового плана государственных закупок центральным аппаратом министерства образования в пределах сметы на очередной финансовый год и при необходимости подготовку предложений по его корректировке в течение финансового года, проведение иных процедур закупок товаров (работ, услуг): запроса ценовых предложений, закупки из одного источника, электронного аукциона в части материально-технического обеспечения;
– осуществляет учет, распределение, контроль наличия и правильность использования работниками министерства материально-технических средств, находящихся в их пользовании;
– взаимодействует с Государственным учреждением ”Главное хозяйственное управление“ Управления делами Президента Республики Беларусь, республиканскими органами государственного управления, предприятиями, объединениями иными организациями республики, по вопросам обеспечивающим деятельность центрального аппарата министерства;
– организует текущий ремонт в арендуемых помещениях Государственного учреждения ”Главное хозяйственное управление“ Управления делами Президента Республики Беларусь в пределах выделенных средств;
– вносит предложения по размещению работников центрального аппарата министерства в занимаемых арендуемых помещениях Государственного учреждения ”Главное хозяйственное управление“ Управления делами Президента Республики Беларусь, о месте нахождения ”горячей линии“ Минобразования;
– организовывает прием, хранение и выдачу материально-технических средств, подарков и других товарно-материальных ценностей, проводит работу по их учету;
– контролирует правильность использования помещений, вопросы энергосбережения, сохранность материально-технических средств;
– осуществляет инструктаж работников министерства о порядке действий при выполнении обязанностей во время дежурства в выходные и праздничные дни;
– осуществляет контроль за работой систем энергосбережения, связи, отопления и других коммунальных систем и информирует работников Государственного учреждения ”Главное хозяйственное управление“ Управления делами Президента Республики Беларусь об обнаружении признаков аварийного состояния;
– принимает участие в организации мероприятий, проводимых под руководством Министра образования и его заместителей;
– осуществляет иные функции по реализации задач, предусмотренных настоящим Положением.